Im Abkürzungsverzeichnis werden alle Abkürzungen und deren Begriffserklärung in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt. Kommen nur zwei oder drei Abkürzungen zum Einsatz, können Sie diese auch in der Fußnote oder direkt im Fließtext benennen.
Mit Word können Sie ein automatisches Abkürzungsverzeichnis erstellen. Dies sortiert den Inhalt automatisch nach dem Alphabet:
- Abkürzungen markieren: Referenzen > Eintrag, Querverweis eintragen.
- Verzeichnis zu Beginn des Dokuments einfügen: Referenzen > Index einfügen.
- Verzeichnis aktualisieren: Rechtsklick > Felder aktualisieren.
So erstellen Sie ein automatisches Abkürzungsverzeichnis in Word
Die Verwendung eines automatischen Abkürzungsverzeichnisses erspart Ihnen Arbeit und es ist weniger fehleranfällig. Wenn Sie eine Vielzahl an fachspezifischen Abkürzungen in Ihrem wissenschaftlichen Text nutzen, bietet sich ein solches Verzeichnis an. Es ist übrigens nicht notwendig, gängige Abkürzungen wie „z. B.“ in das Verzeichnis aufzunehmen.
Zuerst werden die Abkürzungen als Index markiert. Nur so werden die Abkürzungen auch im Verzeichnis aufgenommen. Dafür wird die Abkürzung mit der Maus markiert. Danach den Reiter Referenzen öffnen und auf „Eintrag markieren“ klicken. Nun können Sie den Index für die Abkürzung festlegen. Nun öffnet sich ein Dialogfenster. Dort ist die markierte Abkürzung zu sehen. Im Bereich Querverweis wird die Erklärung zur Abkürzung eingetragen. Abschließend den Eintrag bestätigen und die Abkürzung ist eingetragen.
Im nächsten Schritt wird das Abkürzungsverzeichnis in die Arbeit eingefügt. In der Regel wird es nach dem Inhaltsverzeichnis integriert. Es wird auf einer separaten Seite platziert. Dem Abkürzungsverzeichnis folgt zumeist das Abbildungsverzeichnis oder das Tabellenverzeichnis. Klicken Sie die Stelle im Dokument an, an welcher das Verzeichnis eingefügt werden soll. Dann erneut im Reiter Referenzen in den Index-Bereichen gehen und dort auf „Index einfügen“ klicken.
Info: In älteren Word-Versionen ist der Reiter Referenzen als Verweise benannt.
Bei der Anzahl der Spalten sollte die 1 ausgewählt sein. Klicken Sie an, dass die Seitenzahlen rechtsbündig stehen sollen, und wählen Sie die Füllzeichen aus. Anschließend die Formatierung mit OK bestätigen. Die Überschrift für ein Abkürzungsverzeichnis muss manuell hinzugefügt werden. Die Einträge im Verzeichnis sind standardmäßig immer in Kursivschrift gesetzt. Dies lässt sich ändern, indem Sie die Bereiche markieren und sie zur Normalschrift setzen.
Abkürzungsverzeichnis aktualisieren
Das Abkürzungsverzeichnis aktualisiert sich nicht automatisch. Sie müssen die neu zum Index hinzugefügten Inhalte manuell im Verzeichnis aktualisieren. Dies können Sie bequem am Ende des Schreibens machen. Es ist nicht notwendig, dies nach jeder Index-Aufnahme zu tun.
Um das Abkürzungsverzeichnis zu aktualisieren, klicken Sie im Text mit der rechten Maustaste auf das Verzeichnis. Dort öffnet sich ein Button, der das Verzeichnis aktualisiert.
